ハラスメント事案が起きた後、加害者に「誓約書」を書かせるという対応をとる企業は少なくありません。しかし、その一枚の書類は本当に再発を防げているのでしょうか。誓約書に何を期待し、どう運用すればよいのか。形だけで終わらせないための考え方を整理します。
誓約書は加害者の自覚を促し、企業の措置義務履行を記録する手段として活用されます。ただし目的を誤ると効果は限定的です。
誓約書が果たす3つの役割
ハラスメント事案の再発防止策として誓約書が用いられるのは、加害者本人に行為の重大さを文書で認識させ、二度と繰り返さない意思を明確にさせる狙いがあるからです。
口頭注意だけでは記憶や解釈にずれが生じやすく、本人の当事者意識も薄れがちになります。
また誓約書は、企業が適切に対応した証拠としても機能します。
労働施策総合推進法では事業主に再発防止を含む雇用管理上の措置義務が課されており、対応の記録は後の紛争や行政対応の際に重要な意味を持ちます。
何もしなかったと評価されるリスクを下げる効果があるのです。
さらに、被害者への配慮という側面もあります。
加害者が反省の意思を文書化することで、被害者が抱く「また同じことが起きるのではないか」という不安を一定程度和らげられます。
組織として問題を放置していないという姿勢を示す意味でも一定の価値があります。
口頭注意だけでは記憶や解釈にずれが生じやすく、本人の当事者意識も薄れがちになります。
誓約書の効果には限界がある
一方で、誓約書に過度な期待を寄せるのは危険です。
誓約書はあくまで本人の意思表明にすぎず、法的な拘束力や罰則を直接生むものではありません。
書いた本人が心から反省していなければ、再発防止の実効性はほとんど期待できないのが実情です。
また、誓約書を書かせたことで「対応は完了した」と組織が安心してしまうと、根本的な原因究明や職場環境の改善が置き去りになります。
ハラスメントは個人の資質だけでなく、業務過多や閉鎖的な人間関係など環境要因が絡むことも多いためです。
厚生労働省の令和5年度実態調査でも、ハラスメントを受けた後に何もしなかったという層が一定数存在することが報告されています。
表面化した事案への誓約書対応だけでは、水面下の問題を見逃す恐れがあることを意識しておく必要があります。
再発防止に効く誓約書の書き方と記載項目
実効性のある誓約書には、事実の特定・具体的な禁止行為・違反時の対応が明記されている必要があります。
誓約書に盛り込むべき基本項目
誓約書を形だけにしないためには、記載内容を具体化することが重要です。
まず「いつ、誰に対し、どのような行為があったか」という事実を可能な範囲で特定します。
抽象的な反省文では、本人が何を悔い改めるべきか曖昧になり、再発防止の効果が薄れてしまいます。
次に、今後行わないと約束する具体的な行為を明記します。
「二度とハラスメントをしない」という一般的な表現よりも、当該事案に即した行動レベルの記述の方が、本人の行動変容につながりやすくなります。
禁止事項が明確なほど、逸脱の判断もしやすくなります。
加えて、誓約に違反した場合に懲戒処分等の対象となりうることを記載しておきます。
これにより誓約書は単なる反省文ではなく、就業規則と連動した実効的な文書として機能します。
ただし記載内容は就業規則の範囲を超えないよう注意が必要です。
まず「いつ、誰に対し、どのような行為があったか」という事実を可能な範囲で特定します。
作成時に避けたい注意点
誓約書を作成する際、本人の意思に反して無理やり署名させると、後にその有効性が争われる可能性があります。
事実認定が不十分なまま署名を強要すれば、加害者とされた側から名誉毀損やパワハラだと反論されるリスクも生じます。
手続きの公正さが前提です。
また、被害者の氏名や詳細な被害内容を誓約書に過度に記載すると、二次被害につながる恐れがあります。
プライバシー保護の観点から、記載範囲は再発防止に必要な限度にとどめ、関係者間での取り扱いも慎重にする必要があります。
例えば製造業のA社では、事実確認を十分に行わないまま加害者に誓約書を提出させたところ、本人が事実関係を否認し、かえって対立が深刻化したケースがありました。
誓約書はあくまで公正な調査と事実認定を経た後に用いるべきものです。
誓約書だけに頼らない再発防止の仕組み
再発を本当に防ぐには、誓約書に加えて職場環境の改善と継続的なモニタリングが不可欠です。
環境要因にアプローチする
ハラスメントの再発を防ぐには、加害者個人への働きかけだけでなく、それを生んだ職場環境そのものに目を向ける必要があります。
過度な業務負荷、上下関係の固定化、相談しづらい雰囲気などが背景にある場合、個人の誓約だけでは同じ構図が繰り返されてしまいます。
特に、問題が起きても声を上げられない職場では、水面下で事案が進行しやすくなります。
心理的安全性を高め、誰もが安心して懸念を口にできる状態をつくることが、結果的に最も効果的な再発防止策になります。
誓約書はその一要素に過ぎません。
みんばこに寄せられる声では、「注意はされたようだが職場の雰囲気は何も変わらない」といった従業員の実感が少なくありません。
加害者への処分と並行して、周囲が変化を感じられる環境改善を進めることが再発防止の実効性を左右します。
過度な業務負荷、上下関係の固定化、相談しづらい雰囲気などが背景にある場合、個人の誓約だけでは同じ構図が繰り返されてしまいます。
継続的にモニタリングする
誓約書を提出させて終わりにするのではなく、その後も一定期間モニタリングを行うことが重要です。
加害者の言動に変化があるか、被害者が安心して働けているか、職場全体の雰囲気に問題がないかを定期的に確認する仕組みを整えましょう。
モニタリングの手段としては、定期的な面談や職場アンケート、匿名で意見を集められる目安箱などが有効です。
特に匿名の仕組みは、表立って言いにくい「まだ問題が続いている」という声を拾いやすく、再発の兆候を早期に把握できます。
厚生労働省の措置義務でも、事後の迅速かつ適切な対応と再発防止措置が求められています。
一度きりの対応で完結させず、継続的に状態を観察し必要に応じて追加の措置をとる姿勢が、組織のコンプライアンス体制を支えます。
こうした課題に組織として取り組むには、従業員が匿名で声を上げられる仕組みづくりも有効です。 みんばこのようなクラウド目安箱ツールを活用することで、現場のリアルな声を早期にキャッチし、問題が深刻化する前に対処できます。
誓約書運用の全体フローと社内周知
誓約書は調査・処分・環境改善という一連の流れの一部として位置づけ、社内ルールとして明文化することが望まれます。
対応フローの中に位置づける
誓約書だけを単発で運用すると、対応の一貫性が失われがちです。
相談受付、事実確認、判断、処分・指導、誓約書提出、再発防止措置、モニタリングという一連のフローを整理し、その中で誓約書がどの段階に位置するかを明確にしておくことが大切です。
この流れを社内で標準化しておけば、担当者が変わっても対応の質が保たれます。
属人的な判断でその都度対応が変わると、公平性への不信を招き、被害者も加害者も納得しにくくなります。
手順を文書化しておくことがリスク管理の基本です。
例えばサービス業のB社では、ハラスメント対応マニュアルに誓約書の様式と提出タイミングを明記したことで、現場管理職が迷わず初動対応できるようになり、事案の長期化が減ったという例があります。
仕組みとして整えることの効果は小さくありません。
相談受付、事実確認、判断、処分・指導、誓約書提出、再発防止措置、モニタリングという一連のフローを整理し、その中で誓約書がどの段階に位置するかを明確にしておくことが大切です。
抑止力としての社内周知
再発防止において見落とされがちなのが、対応方針の社内周知です。
ハラスメントが発覚した場合には誓約書提出や懲戒を含む厳正な対応をとるという方針を平時から周知しておくことで、そもそもの発生を抑える予防効果が期待できます。
ただし、個別事案の詳細を公表することはプライバシーの観点から避けるべきです。
あくまで「組織としてハラスメントを許容しない」という姿勢と、対応の枠組みを共有することがポイントになります。
個人が特定される情報の取り扱いには細心の注意を払いましょう。
こうした周知と併せて、日頃から従業員の声を吸い上げるチャネルを用意しておくことも重要です。
相談や通報のハードルを下げておくことで、深刻化する前に問題を把握でき、誓約書対応に至る前に軌道修正できるケースも増えていきます。
みんばこは社員の普段は言えないホンネを匿名で届けるクラウド目安箱サービスです。
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よくある質問
Q. ハラスメントの誓約書に法的な効力はありますか？
A. 誓約書自体に直接的な罰則を科す効力はありませんが、就業規則と連動させることで懲戒処分の根拠を補強する意味を持ちます。また企業が措置義務を果たした記録としても機能します。ただし本人の意思に反した署名強要は無効と判断されるリスクがあるため、公正な手続きを経ることが前提です。
Q. 誓約書を書かせれば再発防止対策として十分ですか？
A. 誓約書は再発防止策の一部にすぎず、それだけでは不十分です。ハラスメントの背景には業務環境や人間関係などの要因があることが多く、誓約書で本人の意思を確認しても環境が変わらなければ再発しかねません。職場環境の改善や継続的なモニタリングとセットで運用することが重要です。
Q. 加害者が誓約書への署名を拒否した場合はどうすればよいですか？
A. 署名を強制することはできません。拒否された場合は、事実認定の根拠や本人の主張を改めて確認し、必要に応じて就業規則に基づく指導や懲戒手続きを進めます。署名拒否そのものを理由に不利益処分をするのではなく、事実に基づいた公正な対応を心がけることが求められます。
Q. 誓約書に被害者の名前を書いても問題ないですか？
A. 被害者の氏名や詳細な被害内容を記載すると、二次被害やプライバシー侵害につながる恐れがあります。再発防止に必要な限度で記述し、被害者の同意や配慮を前提に取り扱うべきです。文書の保管や閲覧権限も限定し、関係者以外の目に触れない管理体制を整えることが大切です。
Q. 誓約書を提出させた後にすべきことは何ですか？
A. 提出後は一定期間のモニタリングが欠かせません。加害者の言動に変化があるか、被害者が安心して働けているかを面談やアンケート、匿名の目安箱などで継続的に確認します。再発の兆候があれば追加措置を検討し、対応を一度きりで終わらせない姿勢が組織の信頼につながります。
Q. 小規模な会社でも誓約書の運用は必要ですか？
A. 企業規模を問わず、労働施策総合推進法によりハラスメント防止の措置義務は全事業主に課されています。小規模でも対応フローや誓約書の様式を用意しておくことで、いざという時に迷わず公正に対応できます。担当者が限られる分、あらかじめ手順を整えておく価値はむしろ大きいといえます。
まとめ
この記事のポイント
- 誓約書は加害者の自覚を促し企業の対応記録となるが、それ自体に法的拘束力や再発防止の万能性はない
- 実効性を高めるには事実の特定・具体的な禁止行為・違反時の対応を明記することが重要
- 無理な署名強要や被害者情報の過剰記載は避け、公正な手続きとプライバシー配慮を徹底する
- 誓約書だけでなく職場環境の改善と継続的なモニタリングをセットで行うことが再発防止の鍵
- 対応フローを標準化し社内へ方針を周知することで、予防効果と対応の一貫性が高まる
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